Во время пандемии система самозаселения стала незаменимым инструментом для апартаментов и квартир. Во-первых, она облегчает работу отельера — автоматизирует заселение и выселение гостей. 

Во-вторых, обеспечивает безопасность постояльцев — из-за мер предосторожности гости хотят максимально сократить контакты с незнакомыми людьми.

В статье рассказываем, как отельеры ввели систему дистанционного заселения в свою сеть апартаментов и насколько это эффективно.

Кто клиент

Abri Luxe — это сеть апартаментов в Перми. Всего у владельцев, Тимофея и Натальи Медяковых, шесть квартир, которые они сдают посуточно туристам и командировочным гостям.

Раньше владельцы заселяли постояльцев вручную и тратили на это около 12 часов в день. Кроме того, Тимофей лично работал с онлайн-каналами, персоналом и принимал звонки.

Что сделали

Подключили инструменты TravelLine для автоматизации и ввели самостоятельное заселение для гостей.

Владельцы сети Abri Luxe хотели, чтобы:

• гости могли заселиться без участия владельцев и персонала,
• процесс бесконтактного заезда был безопасным и организованным.

Тимофей и Наталья искали варианты решений. Попробовали работать с электромагнитными замками. 

Они работают также, как замок на двери подъезда, но открываются через интернет — по WiFi.

У электромагнитных замков свои недостатки. 

Например, если электричество отключили, то замки перестают работать, а значит, квартира остается открытой. Либо если нет соединения с интернетом, то не получится открыть дверь на расстоянии.

Как начинали работать с самозаселением

1. Купили ключницы с кодовым замком, чипы и камеры.

2. Написали цепочку сообщений с инструкцией по самостоятельному заезду в квартиру и добавили ее в WhatsApp для бизнеса.

По завершении брони гость получает автоматическое сообщение в мессенджере.

3. Рассказали о самозаселении на официальном сайте Abri Luxe и в онлайн-каналах.

Руководство по самостоятельному заезду в квартиру открывается гостю в приложении Airbnb

Как работает система

После завершения брони гостю на почту приходит письмо. Он решает: заселиться в апартаменты самому или забрать ключи при встрече. Сейчас почти 100% гостей отвечают, что могут заехать самостоятельно.

Как работает система бесконтактного заселения:

1. Гость получает подробную инструкцию по самостоятельному заселению в сообщении в WhatsApp.
2. По прибытии гость вводит на домофоне специальный код, который привязан к квартире. Чип на входной двери открывает ее автоматически.
3. На этаже гость видит специальную ключницу с кодовым замком — кейбокс. Код к кейбоксу гость получил в инструкции. Он вводит его и входит в апартаменты.
4. Затем гостю приходит несколько писем с правилами проживания в квартире: где что находится, чем можно пользоваться, чего делать нельзя. Под конец проживания приходит письмо с просьбой указать время выезда.
5. При выселении гость запирает дверь, убирает ключ от квартиры в кейбокс и уходит.

Плюсы и минусы самозаселения

Плюсы:

• автоматизация заезда и выезда гостей,
• освобождение владельцев от лишней операционки,
• безопасность для гостя во время пандемии.

Минусы:

• нет коммуникации с постояльцами,
• трудно определить целевого гостя.